Terceirização de recepção – O Papel indispensável da boa recepcionista em sua empresa

Hoje, a maioria das empresas concorda em que a realização da pesquisa para os responsáveis ​​pela recepção não é apenas para receber pessoas e atender ao telefone. O papel das recepcionistas tem evoluído ao longo do tempo e as suas tarefas se tornaram mais complexas. Ela é o rosto de uma empresa e é a sua responsabilidade causar no visitante a “boa primeira impressão”.

A posição recepcionista é uma posição-chave em uma empresa. Por um lado, praticamente ninguém tem tal conhecimento detalhado sobre o fluxo de colaboradores, chamadas e situações diferentes que ocorrem na organização. A recepcionista conhece os códigos, a linguagem específica da empresa e quase todas as chamadas passam por suas mãos. Ela é a pessoa que vê o ir e vir da sua equipe, tarefa específica e importante que a torna uma peça estratégica chave. De um modo geral, uma recepcionista pode executar as seguintes funções:

Orientação de visitantes: Deve indicar ao visitante as informações que necessita possibilitando sua facilidade de curso na empresa.

Cartão de visita: Nas empresas organizadas, secretárias se conectam às recepcionistas para comunicar eventos que foram agendados por seus líderes, no decorrer do dia, para que elas saibam como orientar o visitante em sua chegada à empresa.

Transferências de chamadas: Antes de transferir uma chamada, a recepcionista deve estar segura de qual departamento é o mais adequado para dar resposta às necessidades do cliente.

Realização de chamadas externas: Uma empresa que possui muitos departamentos sem conexão de saída telefônica direta, o papel da recepcionista é importante e delicado. Sabendo que todas as chamadas empresariais são significativas, a filtragem de importância real de cada contatante é imprescindível para o bom andamento laboral dos postos de direção e presidência, que não podem se ater a toda e qualquer ligação ou visita que não esteja dentro da agenda pré-determinada.

Dentro de todas as funções, destaca-se a correta e assertiva atenção ao cliente interno e externo, seja pessoalmente ou por telefone, o que é, definitivamente, o papel mais importante desta peça chave dentro da sua cadeia organizacional de sucesso. E para que a porta de entrada funcione de maneira impecável, conte com a Prime Quality Service. O sorriso de apresentação de sua empresa será reconhecido.